Melihat karakteristik komputer dan karakteristik proses akuntansi, dapat disimpulkan
bahwa ada bagian dari proses pencatatan yang fungsinya dapat diganti dengan komputer. Bila
dipelajari sifatnya, proses mulai dari penjurnalan sampai ke pelaporan sebenarnya bersifat
matematis (karena hubungan buku besar dapat ditunjukkan dalam persamaan akuntansi,
sistematis (karena urutan mengerjakannya jelas) dan logis (karena unsur pertimbangan atau
judgement tidak terlibat lagi). Dengan kata lain, proses tersebut sifatnya adalah penambahan,
pembandingan, penyortiran, pereklasifikasian, dan peringkasan dengan cara tertentu yang sudah
jelas atau pasti. Pekerjaan atau tugas yang demikian biasanya menjadi objek komputerisasi.
Dengan sistem komputer seperti di atas maka langkah yang paling kritis adalah langkah
analisis transaksi karena kalau langkah ini salah, hasil pengolahan data oleh komputer juga ikut
salah. Yang menjadi persoalan adalah siapakah orang yang bertugas untuk melakukan pemasukan
data (data entry). Tentu saja tidak setiap orang dapat melakukan hal tersebuut. Hanya
orang/operator tertentu yang diotorisasi dapat melakukan pemasukan data. Sistem akuntansi
dengan komputer itu sendiri biasanya juga dilengkapi dengan mekanisme pengamanan sehingga
tidak setiap orang dapat mengubah data walaupun orang tersebut masih tetap dapat
menggunakan komputer yang sama untuk tujuan lain. Untuk dapat menjalankan program dan
melakukan pemasukan data orang/operator yang diotorisasi untuk itu diberi kode khusus (disebut
password) agar dapat membuka file akuntansi dan melakukan pencatatan transaksi tertentu. Cara
ini merupakan salah satu contoh pengaman dan merupakan salah satu cara untuk menentukan
orang yang bertanggung jawab bila terjadi kesalahan atau penyalahgunaan informasi.
Komunikasi dengan komputer dilakukan melalui terminal yang terdiri atas keyboard, layar
monitor dan printer. Dalam perusahaan yang besar yang mempunyai komputer berskala besar,
komputernya sendiri biasanya tidak tampak atau tidak terletak di dekat terminal tersebut tetapi
khusus terletak di tempat yang disebut pusat komputer. Dalam hal mikrokomputer, semua
perangkat komputer menjadi satu kesatuan dan berdiri sendiri sebagi suatu sistem.
Walaupun dengan penggunaan komputer kegiatan-kegiatan dalam siklus akuntansi
manjadi tidak ada lagi, konsep yang dipelajari dalam sistem akuntansi manual tetap diperlukan
karena apa yang dikerjakan oleh komputer tetap mengikuti konsep yang digunakan dalam sistem
akuntansi manual. Laporan seperti daftar piutang, daftar utang dan laporan interim dapat
disusun dan dicetak setiap saat dengan segera. Kalau data penyesuaian telah dimasukkan dalam
komputer maka laporan keuangan akhir dapat segera dicetak. Oleh karena itu, dalam sistem
komputer tidak diperlukan lagi kertas kerja seperti pada sistem manual. Perlu dicatat bahwa
konsep pelaporan keuangan tidak dapat diganti oleh komputer, yang dapat diganti dengan
komputer adalah proses pengolahan datanya. Oleh karena itu, bagian akuntansi yang mengolah
data dengan komputer sering disebut dengan bagian Electronic Data Processing (EDP) yang selain
mengolah data akuntansi bagian ini juga mengolah data perusahaan yang lain.
Pencapaian Sistem Informasi Akuntansi yang Memadai
Sebelum melaksanakan metodologi pengembangan sistem, maka perlu
pemahaman terhadap kebijakan dan sekumpulan hal-hal mendasar yang menjadi keyakinan
manajemen suatu organisasi terhadap sistem informasi. Kebijakan ini berkaitan denganb filosofi
manajemen, dan sistem informasi yang proaktif. Secara umum ada dua filosofi yang dapat
digunakan dalam pengembangan sistem informasi organisasi, yaitu dipandang sebagai senjata
pertahanan taktik dan senjata ofensif strategik. Pertama, sistem informasi dipandang sebagai
senjata pertahanan taktik dan operasional untuk menentukan basic data, kebutuhan pemrosesan
dan kewajiban pelaporan untuk membantu perusahaan tetap pada jalur yang harus dilalui dan
bertahan hidup. Kedua, sistem informasi akuntansi dipandang sebagai senjata ofensif yang
strategik untuk dapat memenangkan persaingan. Kebijakan sistem informasi yang proaktif akan
menghilangkan pemisah antara departemen, personalia dan fungsi garis, serta menghilangkan
batas wilayah negara. Kebijakan sistem informasi proaktif mengakui penerapan teknologi
informasi, seperti telekomunikasi, komputer, electronic mail, computer-integrated
manufacturing, teleshopping, teleconference, multifunctional workstations secara terintegrasi.
Tujuan sistem informasi dan kebutuhan informasi yang didefinisikan secara jelas adalah
salah satu kunci untuk suksesnya sistem informasi. Kesuksesan suatu sistem membutuhkan
tujuan-tujuan yang terdefinisikan. Suatu sistem dengan tujuan tertentu akan menyelesaikan lebih
banyak untuk suatu organisasi, daripada sistem tanpa tujuan, sedikit tujuan, atau tujuan yang
ambisius (Calliueot and Lapayre, 1992). Calliueot and Lapayre (1992) menyatakan bahwa
penciptaan suatu informasi efektif membutuhkan suatu pengorganisasian untuk mengembangkan
sejumlah sistem-sistem pendukung. Penarikan staf yang kompeten dan layak adalah suatu
tindakan yang sangat penting. Investasi yang besar dalam perangkat keras, perangkat lunak dan
pendukung sistem yang lain adalah sesuatu yang penting, namun tanpa manusia bersumber daya
yang kompeten untuk mengkoordinasikan sistem akan menghasilkan informasi yang tidak layak,
tidak tepat waktu atau tidak akurat.
pemahaman terhadap kebijakan dan sekumpulan hal-hal mendasar yang menjadi keyakinan
manajemen suatu organisasi terhadap sistem informasi. Kebijakan ini berkaitan denganb filosofi
manajemen, dan sistem informasi yang proaktif. Secara umum ada dua filosofi yang dapat
digunakan dalam pengembangan sistem informasi organisasi, yaitu dipandang sebagai senjata
pertahanan taktik dan senjata ofensif strategik. Pertama, sistem informasi dipandang sebagai
senjata pertahanan taktik dan operasional untuk menentukan basic data, kebutuhan pemrosesan
dan kewajiban pelaporan untuk membantu perusahaan tetap pada jalur yang harus dilalui dan
bertahan hidup. Kedua, sistem informasi akuntansi dipandang sebagai senjata ofensif yang
strategik untuk dapat memenangkan persaingan. Kebijakan sistem informasi yang proaktif akan
menghilangkan pemisah antara departemen, personalia dan fungsi garis, serta menghilangkan
batas wilayah negara. Kebijakan sistem informasi proaktif mengakui penerapan teknologi
informasi, seperti telekomunikasi, komputer, electronic mail, computer-integrated
manufacturing, teleshopping, teleconference, multifunctional workstations secara terintegrasi.
Tujuan sistem informasi dan kebutuhan informasi yang didefinisikan secara jelas adalah
salah satu kunci untuk suksesnya sistem informasi. Kesuksesan suatu sistem membutuhkan
tujuan-tujuan yang terdefinisikan. Suatu sistem dengan tujuan tertentu akan menyelesaikan lebih
banyak untuk suatu organisasi, daripada sistem tanpa tujuan, sedikit tujuan, atau tujuan yang
ambisius (Calliueot and Lapayre, 1992). Calliueot and Lapayre (1992) menyatakan bahwa
penciptaan suatu informasi efektif membutuhkan suatu pengorganisasian untuk mengembangkan
sejumlah sistem-sistem pendukung. Penarikan staf yang kompeten dan layak adalah suatu
tindakan yang sangat penting. Investasi yang besar dalam perangkat keras, perangkat lunak dan
pendukung sistem yang lain adalah sesuatu yang penting, namun tanpa manusia bersumber daya
yang kompeten untuk mengkoordinasikan sistem akan menghasilkan informasi yang tidak layak,
tidak tepat waktu atau tidak akurat.
Teknologi Sistem Informasi Akuntansi
Teknologi informasi yang meliputi komputer dan telekomunikasi memampukan (enable)
suatu entitas mengumpulkan data, menyimpan, mengolah, dan melaporkan serta
mendistribusikan informasi kepada para pemakai dengan kos yang relatif rendah. Teknologi
informasi juga memampukan suatu entitas menangkap dan menangapi informasi eksternal secara
efektif (effective sensing radar). Teknologi informasi (TI) digunakan untuk melaksanakan bisnis
perusahaan (Wilkinson, 1991) dan menjadi mata rantai yang menghubungkan bisnis perusahaan
dengan pemasok, bisnis perusahaan dengan pelanggan, dan antara pemasok dan pelanggan.
Pihak-pihak yang terkait tersebut berhubungan karena adanya value chain. Dengan demikian, TI
merupakan penghubung value chain antara bisnis perusahaan, pemasok, dan pelanggan. TI
memicu adanya value system. Oleh karena itu, sistem informasi suatu entitas dapat manjadi
sistem informasi entitas lain, maka akan menimbulkan share interest secara efisien.
EDI memberikan keuntungan efisiensi bagi pelanggan dan pemasok. Jika pelanggan dapat
melihat ke belakang melalui keseluruhan rantai sediaan dan pemasok dapat melihat ke depan
keseluruhan rantai pelanggan, maka kondisi ini akan menimbulkan keseluruhan rantai hubungan.
Bagi entitas, informasi yang terintegrasi melalui seluruh rantai hubungan bisnis akan
menimbulkan keuntungan strategik untuk memaksimumkan value bagi pelanggan. Rantai
hubungan bisnis ini akan mengarahkan perhatian utama setiap entitas pada kebutuhan pelanggan
(customers focus), bukan pada kepentingan individu related entities.
Entitas dimungkinkan memiliki informasi secara real-time, dan beberapa bentuk
pelaporan real-time kepada investor, kreditor, dan pemakai lainnya menjadi suatu yang biasa.
Teknologi informasi masa depan akan menyebabkan model aliran informasi di atas menjadi
ketinggalan jaman. Informasi masa depan akan disajikan secara virtual atau merupakan
information-dual (Elliot, 1994).
Manajemen membutuhkan sistem informasi yang bersifat strategik sampai yang bersifat
operasional. Penerapan teknologi informasi (seperti EDI) dalam SIA akan menjadikan SIA sebagai
sistem informasi strategik (SIS) untuk menciptakan information-dual. Information-dual akan dapat
mempengaruhi semua organisasi yang menghasilkan output secara virtual. Informasi ini dapat
digunakan dalam pengukuran pertanggungjawaban internal dan eksternal. Information-dual
menyebabkan perubahan besar lingkungan manajemen dan pertanggungjawaban.
Sistem informasi ini dapat dianalogikan dengan sistem sensor pemanas, kebakaran dan banjir
yang ditempatkan di setiap rumah. Untuk merealisasi information dual, alat sensor akan
memonitor dan menangkap sinyal suatu kejadian dan memrosesnya secara real-time. Dengan
demikian, manajemen dapat mencegah suatu proses menjadi semakin buruk dan mengubah
tindakannya secara cepat dengan memonitor proses-proses secara real-time. Sistem
informasi strategik akan didukung dengan terbentuknya sistem informasi operasi, sistem
informasi akuntansi manajemen, dan sistem informasi akuntansi keuangan, bahkan sistem
informasi tersebut menjadi sistem informasi strategik itu sendiri.
suatu entitas mengumpulkan data, menyimpan, mengolah, dan melaporkan serta
mendistribusikan informasi kepada para pemakai dengan kos yang relatif rendah. Teknologi
informasi juga memampukan suatu entitas menangkap dan menangapi informasi eksternal secara
efektif (effective sensing radar). Teknologi informasi (TI) digunakan untuk melaksanakan bisnis
perusahaan (Wilkinson, 1991) dan menjadi mata rantai yang menghubungkan bisnis perusahaan
dengan pemasok, bisnis perusahaan dengan pelanggan, dan antara pemasok dan pelanggan.
Pihak-pihak yang terkait tersebut berhubungan karena adanya value chain. Dengan demikian, TI
merupakan penghubung value chain antara bisnis perusahaan, pemasok, dan pelanggan. TI
memicu adanya value system. Oleh karena itu, sistem informasi suatu entitas dapat manjadi
sistem informasi entitas lain, maka akan menimbulkan share interest secara efisien.
EDI memberikan keuntungan efisiensi bagi pelanggan dan pemasok. Jika pelanggan dapat
melihat ke belakang melalui keseluruhan rantai sediaan dan pemasok dapat melihat ke depan
keseluruhan rantai pelanggan, maka kondisi ini akan menimbulkan keseluruhan rantai hubungan.
Bagi entitas, informasi yang terintegrasi melalui seluruh rantai hubungan bisnis akan
menimbulkan keuntungan strategik untuk memaksimumkan value bagi pelanggan. Rantai
hubungan bisnis ini akan mengarahkan perhatian utama setiap entitas pada kebutuhan pelanggan
(customers focus), bukan pada kepentingan individu related entities.
Entitas dimungkinkan memiliki informasi secara real-time, dan beberapa bentuk
pelaporan real-time kepada investor, kreditor, dan pemakai lainnya menjadi suatu yang biasa.
Teknologi informasi masa depan akan menyebabkan model aliran informasi di atas menjadi
ketinggalan jaman. Informasi masa depan akan disajikan secara virtual atau merupakan
information-dual (Elliot, 1994).
Manajemen membutuhkan sistem informasi yang bersifat strategik sampai yang bersifat
operasional. Penerapan teknologi informasi (seperti EDI) dalam SIA akan menjadikan SIA sebagai
sistem informasi strategik (SIS) untuk menciptakan information-dual. Information-dual akan dapat
mempengaruhi semua organisasi yang menghasilkan output secara virtual. Informasi ini dapat
digunakan dalam pengukuran pertanggungjawaban internal dan eksternal. Information-dual
menyebabkan perubahan besar lingkungan manajemen dan pertanggungjawaban.
Sistem informasi ini dapat dianalogikan dengan sistem sensor pemanas, kebakaran dan banjir
yang ditempatkan di setiap rumah. Untuk merealisasi information dual, alat sensor akan
memonitor dan menangkap sinyal suatu kejadian dan memrosesnya secara real-time. Dengan
demikian, manajemen dapat mencegah suatu proses menjadi semakin buruk dan mengubah
tindakannya secara cepat dengan memonitor proses-proses secara real-time. Sistem
informasi strategik akan didukung dengan terbentuknya sistem informasi operasi, sistem
informasi akuntansi manajemen, dan sistem informasi akuntansi keuangan, bahkan sistem
informasi tersebut menjadi sistem informasi strategik itu sendiri.
Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan sebuah susunan dari orang, aktivitas, data, jaringan dan
teknologi yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi seharihari
sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan
pengambilan keputusan oleh manajer. Ada dua tipe sistem informasi, personal dan multiuser.
Sistem informasi personal adalah sistem informasi yang didesain untuk memenuhi kebutuhan
informasi personal dari seorang pengguna tunggal (single user). Sedangkan sistem informasi
multiuser didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi dari kelompok kerja (departemen,
kantor, divisi, bagian) atau keseluruhan organisasi. Untuk membangun sistem informasi, baik
personal maupun multiuser, haruslah mengkombinasikan secara efektif komponen-komponen
sistem informasi, yaitu: prosedur kerja, informasi (data), orang dan teknologi informasi
(hardware dan software).
teknologi yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi seharihari
sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan
pengambilan keputusan oleh manajer. Ada dua tipe sistem informasi, personal dan multiuser.
Sistem informasi personal adalah sistem informasi yang didesain untuk memenuhi kebutuhan
informasi personal dari seorang pengguna tunggal (single user). Sedangkan sistem informasi
multiuser didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi dari kelompok kerja (departemen,
kantor, divisi, bagian) atau keseluruhan organisasi. Untuk membangun sistem informasi, baik
personal maupun multiuser, haruslah mengkombinasikan secara efektif komponen-komponen
sistem informasi, yaitu: prosedur kerja, informasi (data), orang dan teknologi informasi
(hardware dan software).
PENGERTIAN DAN EVOLUSI SISTEM BERBASIS KOMPUTER
SISTEM
Sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
Elemen sistem :
Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen yang sama, tapi suatu susunan dasar adalah :Input, Transformasi, Output, Mekanisme Kontrol, Tujuan.
Jenis Sistem :
Sistem Lingkaran Terbuka sistem yang tidak mempunyai elemen mekanisme kontrol, dan tujuan.
Sistem Lingkaran Tertutup sistem yang disertai oleh adanya elemen mekanisme kontrol dan tujuan.
Sifat Sistem :
1. Sistem terbuka : Sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumberdaya.
2. Sistem Tertutup : Sistem yang sama sekali tidak berhubungan dengan lingkungannya.
Sistem Fisik : sistem yang terdiri dari sejumlah sumber daya fisik
Sistem Konseptual : sistem yang menggunakan sumberdaya konseptual (data dan informasi) untuk mewakili suatu sistem fisik.
Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer
Fokus Awal Pada Data
Pada awal abad ke 20 pemakaian komputer terbatas hanya untuk aplikasi akuntansi dan digunakan nama EDP yang merupakan aplikasi sistem informasi yang paling dasar dalam setiap perusahaan. Sekarang kita menggunakan istilah SIA untuk menggantikan EDP.
Fokus Baru Pada Informasi
Konsep penggunaan komputer untuk mendukung sistem informasi manajemen mulai diperkenalkan pada tahun 1964 oleh para pembuat komputer. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.
Fokus Revisi Pada Pendukung Keputusan
Sementara SIM terus berkembang dalam menghadapi kelemahan-kelemahannya, muncul pendekatan baru dengan nama DSS, yaitu sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer.
Fokus Sekarang Pada Komunikasi
Penerapan OA (Office Automation) untuk memudahkan komunikasi dan peningkatan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor lainnya melalui penggunaan alat-alat elektronik.
Fokus Potensial Pada Konsultasi
Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan Kecerdasan Buatan (AI) bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia.
Sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
Elemen sistem :
Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen yang sama, tapi suatu susunan dasar adalah :Input, Transformasi, Output, Mekanisme Kontrol, Tujuan.
Jenis Sistem :
Sistem Lingkaran Terbuka sistem yang tidak mempunyai elemen mekanisme kontrol, dan tujuan.
Sistem Lingkaran Tertutup sistem yang disertai oleh adanya elemen mekanisme kontrol dan tujuan.
Sifat Sistem :
1. Sistem terbuka : Sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumberdaya.
2. Sistem Tertutup : Sistem yang sama sekali tidak berhubungan dengan lingkungannya.
Sistem Fisik : sistem yang terdiri dari sejumlah sumber daya fisik
Sistem Konseptual : sistem yang menggunakan sumberdaya konseptual (data dan informasi) untuk mewakili suatu sistem fisik.
Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer
Fokus Awal Pada Data
Pada awal abad ke 20 pemakaian komputer terbatas hanya untuk aplikasi akuntansi dan digunakan nama EDP yang merupakan aplikasi sistem informasi yang paling dasar dalam setiap perusahaan. Sekarang kita menggunakan istilah SIA untuk menggantikan EDP.
Fokus Baru Pada Informasi
Konsep penggunaan komputer untuk mendukung sistem informasi manajemen mulai diperkenalkan pada tahun 1964 oleh para pembuat komputer. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.
Fokus Revisi Pada Pendukung Keputusan
Sementara SIM terus berkembang dalam menghadapi kelemahan-kelemahannya, muncul pendekatan baru dengan nama DSS, yaitu sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer.
Fokus Sekarang Pada Komunikasi
Penerapan OA (Office Automation) untuk memudahkan komunikasi dan peningkatan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor lainnya melalui penggunaan alat-alat elektronik.
Fokus Potensial Pada Konsultasi
Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan Kecerdasan Buatan (AI) bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia.
Langganan:
Postingan (Atom)