Komputerisasi Proses Akuntansi

Melihat karakteristik komputer dan karakteristik proses akuntansi, dapat disimpulkan
bahwa ada bagian dari proses pencatatan yang fungsinya dapat diganti dengan komputer. Bila
dipelajari sifatnya, proses mulai dari penjurnalan sampai ke pelaporan sebenarnya bersifat
matematis (karena hubungan buku besar dapat ditunjukkan dalam persamaan akuntansi,
sistematis (karena urutan mengerjakannya jelas) dan logis (karena unsur pertimbangan atau
judgement tidak terlibat lagi). Dengan kata lain, proses tersebut sifatnya adalah penambahan,
pembandingan, penyortiran, pereklasifikasian, dan peringkasan dengan cara tertentu yang sudah
jelas atau pasti. Pekerjaan atau tugas yang demikian biasanya menjadi objek komputerisasi.
Dengan sistem komputer seperti di atas maka langkah yang paling kritis adalah langkah
analisis transaksi karena kalau langkah ini salah, hasil pengolahan data oleh komputer juga ikut
salah. Yang menjadi persoalan adalah siapakah orang yang bertugas untuk melakukan pemasukan
data (data entry). Tentu saja tidak setiap orang dapat melakukan hal tersebuut. Hanya
orang/operator tertentu yang diotorisasi dapat melakukan pemasukan data. Sistem akuntansi
dengan komputer itu sendiri biasanya juga dilengkapi dengan mekanisme pengamanan sehingga
tidak setiap orang dapat mengubah data walaupun orang tersebut masih tetap dapat
menggunakan komputer yang sama untuk tujuan lain. Untuk dapat menjalankan program dan
melakukan pemasukan data orang/operator yang diotorisasi untuk itu diberi kode khusus (disebut
password) agar dapat membuka file akuntansi dan melakukan pencatatan transaksi tertentu. Cara
ini merupakan salah satu contoh pengaman dan merupakan salah satu cara untuk menentukan
orang yang bertanggung jawab bila terjadi kesalahan atau penyalahgunaan informasi.
Komunikasi dengan komputer dilakukan melalui terminal yang terdiri atas keyboard, layar
monitor dan printer. Dalam perusahaan yang besar yang mempunyai komputer berskala besar,
komputernya sendiri biasanya tidak tampak atau tidak terletak di dekat terminal tersebut tetapi
khusus terletak di tempat yang disebut pusat komputer. Dalam hal mikrokomputer, semua
perangkat komputer menjadi satu kesatuan dan berdiri sendiri sebagi suatu sistem.
Walaupun dengan penggunaan komputer kegiatan-kegiatan dalam siklus akuntansi
manjadi tidak ada lagi, konsep yang dipelajari dalam sistem akuntansi manual tetap diperlukan
karena apa yang dikerjakan oleh komputer tetap mengikuti konsep yang digunakan dalam sistem
akuntansi manual. Laporan seperti daftar piutang, daftar utang dan laporan interim dapat
disusun dan dicetak setiap saat dengan segera. Kalau data penyesuaian telah dimasukkan dalam
komputer maka laporan keuangan akhir dapat segera dicetak. Oleh karena itu, dalam sistem
komputer tidak diperlukan lagi kertas kerja seperti pada sistem manual. Perlu dicatat bahwa
konsep pelaporan keuangan tidak dapat diganti oleh komputer, yang dapat diganti dengan
komputer adalah proses pengolahan datanya. Oleh karena itu, bagian akuntansi yang mengolah
data dengan komputer sering disebut dengan bagian Electronic Data Processing (EDP) yang selain
mengolah data akuntansi bagian ini juga mengolah data perusahaan yang lain.